采购预算的编制

采购预算的编制

一、采购预算的含义

预算是一种用金额表示的计划,采购预算是采购部门根据采购计划所制定的采购频率以金额来表现的形式。进销存软件采购预算是依据销售预算和生产预算制定的,并考虑资金周转速度等因素,当然也要受企业整个年度资金预算的约束。

预算过程从审查采购目标开始,然后分解为实现这些目标所要完成的具体工作计划和预测所需的各种资源,进销存软件最后根据这些资源来确定采购预算。采购预算的制定与采购调查、采购计划密切相关,因此,采购预算的时间范围应与采购计划期保持一致,不能过长或过短。长于计划期的预算没有实际意义,会造成人力、物力和财力的浪费;而过短的预算又不能保证采购计划的顺利执行。

二、采购预算的作用

第一,促进采购计划的顺利执行,减小企业的经营风险与财务风险。采购预算的基础是采购计划,采购预算能促使采购经理提前制订采购计划,避免盲目采购,避免不必要的经营风险和财务风险。

第二,便于各部门之间的协调,利于企业总体目标的实现。企业可通过编制采购业务预算,为采购部门和其他职能部门在计划期间的工作分别制定目标,进销存软件明确各个部门的权利、责任和义务;各部门通过执行预算,可明确自己在整个企业所处的地位与作用,使各部门在工作时能从全局出发,协调合作,以利于企业总体经营目标的实现。

第三,有利于部门之间合理安排有限资源,保证资源分配的效率。受到各种条件的限制,企业所获得的可分配的资源和资金是有限的,企业通过编制采购预算和其他业务预算,能够充分考虑各部门的资源需求,并合理安排,保证资源得到最充分的利用,实现以最少的投入获得尽可能多的经济效益。

第四,有利于企业对采购成本进行监督、控制。业务预算是分析、控制各项经济活动的工具。采购部门认真编制切实可行的采购预算,并严格执行,可以避免不必要的开支,降低采购成本。

三、采购预算的类型

采购部门中主要有四个领域受到预算控制,即原料采购,维护、修理和运营(MRO),资产及采购运作预算。

(一)原料采购预算

原料采购预算就是确定用于生产既定数量的产品或者提供既定水平的服务所需要的原材料的数量和成本。通过它可以推断出用于原料采购所需要的资金,这对原料的投资很关键。预算的金额是根据生产或销售的预期水平及计划期的原料估计价格来确定的,所以,进销存软件需求量的预期与价格的预测的准确性直接关系到原料采购预算金额的准确性。

在一般情况下,原料的预算期是1年以内或更短,但那些耗费资金多、生产周期长的产品,如飞机或变电站,需要的预算期就要长些。

原料采购预算的主要作用表现为如下几个方面:①有利于采购部门确立采购计划以确保物料需要能及时得到满足;②帮助分析现金流动情况,以提前发现问题;③促使采购人员去寻找合适的替代品;④为供应商提供物料需求信息和进度.使供应商早做准备。

(二)MRO物品预算

MRO,即维护、维修和运营(maintenance,repair,operation,MRO)。MRO物品一般指不进入最终产品的零件和用品的间接材料,包括办公用品、实验用品、润滑油、小工具、机器修理等。MRO物品预算为所有的维护、修理和运营用料提供采购计划,一般预算期为1年。

MRO的项目通常很大,所以一般情况下并不是对每一种物品都进行精确的预算,而是参考过去的比率来确定,然后根据库存和价格水平的预期对它进行调整。

在过去很长时间里,MRO的采购一直被采购部门所忽视,而现在人们逐渐认识到MRO是采购和供应管理中有潜在改进机会的一个领域。因为有的企业MRO物品的购买支出成本可能会高于进行这项采购的管理成本,改善MRO供应管理是节约采购成本的重要途径之一。

改善MR0供应管理的一个成功的方法被称为“高绩效企业流程的重新设计”。这个方法一般包括以下四个步骤:①把MR0采购细分为合理的商品小组,并对每个商品小组采用具体的细分战略;②合并需求并大规模减少供应商数量,以获得规模经济;③与供应商建立长期稳定的合作伙伴关系;④减少以交易为核心的活动以减少管理性成本。

(三)资产预算

资产预算是指确定企业固定资产的采购数量及其成本。因为固定资产的采购通常是企业支出中较大的部分,所以固定资产采购成本的高低对于企业采购成本的高低有着重大影响,而严格、准确的固定资产预算是确保固定资产采购成本降低的基础。

(四)采购运作预算

采购运作预算是指对采购运作过程中发生的所有费用进行确定。运作费用包括工资,供热费,电费,电话费,传真费,邮费,电子数据处理成本,购置办公设施、办公用品的费用,旅游与招待费用,参加研讨会和专业会议的人员的教育费用,商业杂志订阅费等。进销存软件在制定运作费用预算时要以下一个会计年度的预期业务和行政工作量为基础,同时参考过去的运作费用支出情况。

采购部门除了确定运作费用的预算外,还应对运作预算的执行情况进行评估,定期对比计划与实际支出情况,以便于控制费用并及时发现问题。

四、制定采购预算的依据

采购预算是采购计划顺利实施的保证,制定采购预算的依据有以下两方面。

(一)物料标准成本

在制定采购预算时,由于难以准确预测计划采购物料的价格,一般以标准成本代替计划采购物料的价格。标准成本是指在正常和高效率的运转情况下制造产品的成本,而不是指实际发生的成本。标准成本可以根据过去的采购资料来确定,或者由工程技术人员根据生产流程严密精确地计算。企业可以用标准成本来对实际成本加以控制。

(二)价格预期

虽然对预购物料的价格进行预测难度很大,但企业仍需从影响价格变动的因素入手,尽可能准确地对物料价格进行预测。

影响价格变动的因素有很多,包括生产物料所用的投入品的价格、该物料的市场供求状况、国家的经济形势、汇率变化等因素。采购人员应认真分析,力求把握准确的价格预期。价格预期判断不准确,会造成采购预算的偏差。

五、采购预算的编制

(一)采购预算的编制方法

编制采购预算的方法多种多样,有固定预算、滚动预算、弹性预算、零基预算和概率预算等。各种方法的编制原理都不一样,各有不同的特点。

1.固定预算

固定预算又称“静态预算”,是指企业按照预算期内预定的经营活动水平,不考虑预算期内经营活动水平可能发生的变动而编制的一种预算。因此,当经营活动水平变动时,如不重新编制固定预算,就不能将实际数与预算数对比;而重编预算,工作量又很大。所以这种预算,一般只能用来考核非营利组织和经营活动水平较为稳定的企业。另外,用这种预算控制企业固定费用,也比较适宜。

2.滚动预算

滚动预算,又称永续预算或连续预算,是指在预算的执行过程中自动延伸,使预算期永远保持在一定时期(一般为1年),每过1个月(或季度),就根据新的情况调整和修订稍后几个月(或季度)的预算。

滚动预算要求一年中,头几个月的预算要详细完整,后几个月可略粗一些。随着时间的推移,原来较粗的预算逐渐由粗变细,后面随之又补充新的较粗的预算。以此往复,不断滚动。

滚动预算的突出特点是:预算期与会计年度相脱节,始终保持12个月或4个季度的预算。

滚动预算的编制程序为:凡预算执行过1个月后,即根据前1个月的经营成果,结合执行中发生的变化等信息,对剩余的11个月的预算加以修订,并自动后续1个月,重新编制1年的预算。这样逐期向后滚动,连续不断地以预算的形式规划未来的经营活动。

滚动预算

滚动预算的优点有以下几方面。①可以保持预算的连续性与完整性,使采购人员能从动态的预算中把握企业的未来,以了解企业的总体规划和近期目标。②可以根据前期预算的执行结果,结合各种新的变化信息,不断调整或修订预算,从而使预算与实际采购工作相适应,进销存软件有利于充分发挥预算的指导和控制作用,确保企业各项工作有条不紊地进行。

滚动预算的不足之处是编制工作量较大。为克服滚动预算的不足,宜适当地简化预算的编制工作,可采用按季度滚动来编制预算,而在执行预算的那个季度里,再具体地编制各月份的预算。

3.弹性预算

所谓弹性预算,是指在编制预算时,考虑到计划期间采购业务量可能发生的变化,根据固定成本、变动成本与经营活动水平的关系而编制出一套能适应多种采购业务量的财务预算,以便分别反映各业务量的费用水平。由于这种预算是随着业务量的变化进行机动调整,具有一定的弹性,故称为弹性预算。弹性预算适用于业务量经常变动的企业。

弹性预算的编制原理是以成本性态分析为基础,将成本区分为固定成本和变动成本两部分,某一项目的预算数按下式确定弹性预算法有以下主要特点。①能够适应不同经营活动情况的变化。弹性预算是为一系列业务量水平而编制的,当某一预算项目的实际业务量达到某水平时(必须在选择的业务量范围之内),都有适用的一套控制标准。它能更好地发挥预算的控制作用,避免只要实际情况发生变化,就要重编预算或作修改的问题。②由于预算是按各项成本的性态分别列示的,因而可以方便地计算出在任何实际业务量水平下的预测成本,进销存软件从而为管理人员在事前严格控制费用开支提供方便,也有利于在事后细致分析各项费用节约或超支的原因,及时解决所发生的问题。

4.零基预算

零基预算是指不考虑过去的预算项目和收支水平,以零为基点编制的预算。

零基预算的基本特征是不受以往预算安排和预算执行情况的影响,一切预算收支都建立在成本效益分析的基础上,根据需要和可能来编制预算。它能克服我国长期沿用的“基数加增长”预算编制方式的不足,不受既成事实的影响,一切都从合理性和可能性出发。

零基预算编制方法的具体步骤有以下几点。①采购部门根据企业的经营目标,说明每项采购业务的性质、目的,详细提出各项业务的支出。②由预算主管对各部门提出的预算方案进行成本效益分析和审查。审查时要考虑该项工作是否有必要,能否精简;如有必要,是否可不设专管部门或专职人员;如果必须专设部门或专人去完成,能否进一步改进方法,提高工作效率。然后权衡每项工作轻重缓急和成本效益,以及所需经费的多少,进行顺序排列。③根据生产经营实际需要和资金供应的可能,落实预算。

零基预算不但能压缩经费开支,把有限的经费用到最需要的地方去,而且能够发挥各级管理人员的积极性和创造性,促使各级预算部门精打细算,量力而行,合理使用资金,提高经济效益。但由于一切开支都要从头进行分析研究,因而编制零基预算的工作量较大,费用较高。

针对零基预算的缺陷与不足,合理的解决办法是:每3~5年编制一次零基预

5.概率预算

概率预算是在识别企业预算期内各预算项目不确定的基础上,结合它可能发生的概率,分别计算其期望值后所编制的一种预算。

在编制概率预算过程中,涉及的变量很多,如业务量、价格、成本等。在生产和销售正常的情况下,这些变量的预计可能是一个定值;但在市场供需变动较大的情况下,这些变量的定值就难以确定了。这就需要根据客观条件,对有关变量做一些近似的估计,估计它可能变动的范围,分析它在该范围内出现的可能性——概率,然后根据概率计算期望值、编制预算。

概率预算是弹性预算的修正和发展,由于它充分考虑了各项变量可能发生的概率,因此所编制预算比较接近实际。

上述几种方法各有不同特点,企业应根据自身的条件及所处的外部环境选择合适的预算编制方法。如果企业处于初创期或成长期,市场份额和产品市场价格不稳定,应选择弹性预算;反之,对于市场稳定的企业,采用固定预算法更适宜。如果企业预算水平较高,应选择较为复杂的预算方法,如滚动预算或零基预算;反之,如果企业预算水平偏低,则应选择比较简单的预算方法,如固定预算等。

(二)编制采购预算的步骤

1.明确企业及部门的战略目标

预算的最终目的是为了保证企业目标的实现,采购部门在编制预算前首先要了解企业总的发展目标和本部门的目标,以确保两者之间相互协调,保证采购部门设立的预算标准能够很好地体现企业目标的要求。

2.制订详细的工作计划

采购部门要根据本部门的目标制订出具体的工作计划,列出在未来计划期内详细的工作计划表,将其作为制定预算明细的依据。

3.确定所需的资源

根据详细的工作计划表,采购部门就可以对所需支出进行估计,确定为完成这些具体工作所需要的人力、物力和财力资源。

4.提出准确的预算数

这一步是预算编制的重点,也是预算编制的难点之一,因为确定采购预算要面临大量的不确定因素。采购预算的数量可以依据以往的经验来判断,也可以借助数学工具和统计资料通过科学分析来预测。目前,企业普遍的做法是将采购目标与历史数据相结合来确定预算数,即通过对过去历史数据和未来目标逐项分析,使收入和成本费用等各项预算合理并切实可行。

5.汇总

最初的预算来自各个分单元或各个岗位,需要把这些最基层的预算数字层层汇总,形成总体预算。

6.提交预算

将编制好的预算提交企业负责人审批。

7.修改预算

采购预算是关于预计支出的动态模型,它反映的是未来的采购支出。由于企业外在环境总是处于不断变化之中,因此,采购部门需要根据实际情况的变化不断修改采购预算,以确保预算能最大限度地反映实际的支出情况。

由于预算总是或多或少地与实际有一定的误差,因此,采购部门有必要根据实际情况选定一个偏差范围。偏差范围的确定可以根据行业平均水平,也可以根据企业的经验数据,但经验数据的主观性较强。设定了偏差范围之后,采购部门就应该了解实际支出和预算的差距,以便控制业务活动的进展,尽量将实际支出与估计值的差异控制在偏差范围之内。如果实际支出与估计值的差异达到或超过了允许的范围,就需要对预算进行修订。

(三)编制采购预算应注意的问题

编制采购预算的目的是增强采购的科学性,提高企业经济效益。为了实现这一目标,在编制采购预算时,要注意下述基本问题。

1.预算编制以深入的市场调研为基础

编制预算前要进行深入的市场调研,广泛收集相关信息,包括采购品的价格、该采购品的市场供求状况、国家的经济形势、汇率变化、费用限额等。还要对这些信息进行必要的加工整理,作为编制预算的参考。只有如此,才能保证预算指标富有弹性,灵活应对市场的变化,使采购预算能够切实发挥其控制作用。

2.制定切实可行的预算编制制度

应制定切实可行的预算编制流程、修改预算的方法及预算执行情况的分析监管办法等,以提高采购预算编制的科学性。

3.合理预设预算假定

设定必要的假定,使预算指标建立在一些未知而又合理的假定因素的基础之上,以利于采购预算编制工作的顺利进行。预算编制中的一个难点是预算编制不可避免地要面对一些不确定因素,也不得不预设一些预算指标之间的关系。如在确定采购预算的现金支出时,必须预先假定各种商品价格的未来走向。为此,进销存软件在编制预算时,一方面要对历史数据进行充分分析,另一方面要对未来的判断设定合理的假定,这样才能保证采购预算的合理性和可行性。

4.每项预算应尽量具体化、数量化

在编制采购预算时,每一项支出都要尽可能地具体详细,对每一项采购都要注明具体的数量和价格。这样做既有利于对预算编制的准确性进行审核,又有利于采购部门发现能节约开支的环节。

5.应鼓励各方积极参与采购预算编制工作

采购预算是采购部门为配合企业的总体生产经营预测,进销存软件对所需要采购的商品数量按成本进行的估计,它涉及企业各个方面,采购预算如果由采购部门单独编制,会缺乏实际的应用价值。因此,采购预算的编制需要其他部门的配合,这样利于各部门的沟通,进销存软件有利于提高采购预算的科学性和可行性。

文章来源于网络收集而来,版权归原创者所有,如有侵权请及时联系

标签:

评论被关闭。