秘奥软件博客

没有订单的采购，意味着采购回来就是库存；没有订单的生产，就等于制造库存；没有订单的销售，就不外乎是处理库存。因此，库存问题，显然不只是仓库管理问题，也不仅仅是生产问题。库存管理软件当我们以系统思考的方式进行审视时会发现：其实如何让离仓库最“远”的营销部门提高订单准确率，才是控制库存的根本。

库存控制不力会给企业带来高额成本，制造业的企业平均库存成本占库存产品总价值的30％～35％，这个比例是相当高的。而库存形成的核心来源于订单的失真。因此，库存管理软件提高订单的准确性可以为企业削减大量的库存成本，进而起到提高公司利润的目的。

一、订单失真的原因

管理学专家包敦安认为，企业订单失真的原因有以下几个方面。

1．市场变化导致的订单失真

企业将产品生产出来后，在仓库里积压几个月，如果在业绩较好的时候就等于未雨绸缪，否则，一旦市场形势转变为供大于求，企业的高额库存就会像原本处于深水中的石头，随着水位的下降而暴露无遗。2001年，中国空调行业形成的高库存就是这方面的一个真实写照。

2．以销定产导致的订单失真

大量企业的经营理念由“以产定销”转变为按订单生产后，订单失真的现象就更明显了。因为订单是由分公司的销售人员提报的，而订单的准确率又是确保零库存的一个关键因素。

从主观方面分析，分公司的销售人员会将销售业绩作为其主要考核指标，库存管理软件而将订单的提报作为工作中的辅项由销售内勤代填报，但销售内勤不会也不可能将订单填报准确。同时，分公司的销售人员在与经销商沟通时，会将回款以及销售额作为沟通的主要目标，而在订单沟通方面所付出的努力较少。

从客观方面分析，产品的周期越来越短，同时市场的变化越来越快。由下订单到订单的满足，需要有一定的时间差，这就有可能当产品到达时，市场对该产品的需求已经发生了变化。因此，库存管理软件尽管总部在没有接到订单时不生产，保证了总部的零库存，但是分公司的库存却不是零，因此公司仍然达不到零库存。同时，在按订单生产的状况下，总部为了防止订单不准确而导致缺货情况的发生，生产部门、计划部门也会根据历史数据而提前生产部分型号的产品。试想，整天在一线打打杀杀的分公司经理提报的订单都不准确，与市场相距遥远的部门所做的规划，怎么可能不形成库存呢?

3．职能部门之间的壁垒导致的订单失真

《 彼得·圣吉在他的名著榨五项修炼》中一再强调：职能主管在工作中是不可能学会系统知识的。客观上是主管们各有其工作立场，或另外为了领导的要求，往往不得不做出对局部有利而对整体有害的事情。对订单最为关注的人员是销售部门的人员，但是订单的实现却需要生产部门、研发部门、采购部门等的配合，而这些部门在看待订单的问题上与销售部门是不一致的。

生产部门所关注的是总体产量以及生产的平稳性，但目前的薪酬体系加强了部门间的各自为政。对生产部门考核的仍然是以产量为主的指标，在满足销售部门订单的方面并没有太高的要求，生产部门仍然按照总体产量的完成情况来拿薪水。这也就意味着生产部门与销售部门没有形成严格的咬合关系。而同样的，采购部门与生产部门也没有形成咬合关系。导致销售人员下达订单后，或者订单满足的周期过长，或者不能很好地得到满足。长期下去，各部门人员对订单的重视程度不断下降，进而将订单视为一项应付性
的工作，即使销售人员所提报的订单是准确的，也得不到满足，订单依然失真。

二、提高订单准确率的措施

针对上述种种原因，包敦安认为，按订单生产是企业必然的选择。而在按订单生产的状况下，订单应该由各分公司销售人员提报。因此，提高订单准确率所要解决的核心问题，是如何建立一套对分公司销售人员提报订单的准确性进行考核的激励机制，以及建立一套机制使得订单在各个部门传递的过程中得到既快又好的满足。为了做到这两点，可以采取的措施如下：

1．用资源存折法，对分中心经理提报订单进行考核激励

激发员工积极性的根本思路在于将企业的每一位员工转变为在制度约束下、掌握一定资源、能自主经营、自负盈亏的个体，也就是说，只有将员工转变为受制度引导与控制的“利润中心”，才是效率最高的模式。资源存折法正是基于这一点而提出的。

为了完成一定的工作，处于每一个岗位的人员都需要利用一定的资源实现相应的产出。因此，我们可以将资产负债表、现金流量表、损益表三表虚拟整合为对每位员工进行考核的表格，称之为“资源存折”：收入在资源存折上表现为正项，费用、成本等列支为负项，年末正负相抵、扣除所得税后即为该员工的经营业绩，然后该员工可以按照一定的比例进行提成。按照这种思路，我们可以将销售人员实现的销售额作为其收入，而将产品成本、库存费用、运输费用、广告费用、政策费用、工资费用、办公费用、利息费用等作为经营成本，年终正负相抵后的剩余项扣除所得税，就是销售人员经营的成果，并据此按照一定的比例享受相应的利润。

在上述方法下，库存费用被单独列支出来，销售人员为了得到更高的利润，就要提高订单的准确性。如果因为订单不准确而带来高库存，销售人员是要付出高额代价的。因此，销售人员会将订单工作视为一项主要工作，在下订单前，认真地与客户就型号、数量等方面进行沟通，直至达成一致意见并由客户在订单卜签字或交纳一定的准备金。同时，销售人员还要研究当地市场的特点，确定当地的主推产品及卖点，确保产品入库后一个月或更短的时间内被消化掉。另外为了达到高的订单准确率，销售人员还要对行业的发展趋势进行研究，以确定企业未来开发产品的方向。对于企业而言，只有收到销售人员的订单，才能进行生产。因此，资源存折法使企业按订单进行生产，从而有利于企业零库存的形成，降低企业经营风险，提高企业对市场的反应速度。

从上述过程可以看出，资源存折法对销售人员的激励具有双重含义：第

1，自我激励。囚为在资源存折法下，销售人员是作为经营者出现的，作为一名经营者所带来的成就感是任何金钱激励所不能比拟的；第二，利润激励。因为销售人员收入的多少取决于年末存折中的利润情况，因此销售人员会最大限度地少用资源，最大限度地控制库存，保证订单的准确性，从而取得更高的经营业绩。

2．使用市场链机制，确保订单得到及时有效的满足

市场链机制的原理是：打破原有组织的平衡，使各个部门、各个岗位之间形成相互咬合的链条关系。由于每一个岗位都有与其接VI的部门，以此可以形成内部市场机制。市场链条的起始处为销售部门的订单，订单进入生产部门，生产部门紧接着对采购部门下达采购订单。结合资源存折法，生产部门的各个岗位也是利润中心，其收入来源于对销售部门订单的满足情况。采购部门的收入则同样取决于对生产部门订单的满足情况。通过市场链机制，打破部门之问各自为政的局面，使部门之间、同一部门内部各岗位之间形成市场——客户关系。于是，所有部门工作的中心都在订单的满足方面，避免了部门之问各自为政而导致对订单不重视的情形发生。

同时，市场链机制还可以起到过程管理的作用。例如：起初，从销售人员下订单到订单的满足可能需要一个月的时间，为了提高收入，生产部门会尽快满足订单，采购部门也会尽快满足生产部门的需求，从而使订单从下达到满足的时间逐渐缩短，进而使各自岗位的利润得到提高。

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在现金流循环中，库存管理软件通过运用存货管理来加速存货的周转，可以缩短的循环周期，加速回收现金流，从而提高企业的收益率。但是存货不是越快就越好，因为存货每周转一次，就要消耗一定的费用，周转越快，因此消耗的成本也就越多。因此，存货应当保持一定的流通速度和规模能满足企业生产的需要，又能加快现金的流转，满足企业资金的需求此，应重点把握以下关键点：

一、降低存货成本

存货管理的任务在于适当地控制存货水平，库存管理软件在保证销售和耗用正常进行的情况下，尽可能地节约资金、降低存货成本。存货管理中，通常需要考虑降低以下几项成本：

1．采购成本

采购成本是指由购买存货而发生的买价(购买价格或发票价格)和运杂费(运输费用和装卸费用)构成的成本。为了降低采购成本，企业和采购人员可从以下方面努力：

(1)学会核价。不管采购任何一种物料，在采购前都要熟悉它的价格组成，了解你的供应商所生产成品的原料源头价格，为自己的准确核价打下基础。以此为基础有目的地谈判，做到知己知彼，百战百胜。

(2)信息来源要广。现今的社会是一个电子化的时代，采购人员要由不同的方面收集物料的采购信息，消除地域差别等。

(3)选择适合自己公司发展的供应商。中国有旬古话“男怕入错行，女怕嫁错郎”，开发供应商亦如此，一个好的供应商能跟随着你共同发展，为你的发展出谋划策，节约成本，管理起来很省心；不好的供应商则为你的供应商管理带来很多的麻烦。判断一个好的供应商主要从其质量、价格、服务、技术力量、应变能力等多方面综合考虑。

(4)采购人员的谈判技巧也是控制采购成本的一个重要环节。一个好的谈判高手至少会给采购带来5％的利润空间，这亦要需要采购员具有很好的职业道德。

(5)批量采购的重要性。任何人都懂得这个道理，批量越大，所摊销的费用越低。采购计划人员需把好此关。

(6)建立企业的采购信誉。条款必须按合同执行，如付款你可以拖一次、两次，但你绝不能有第三次。失去诚信，别说控制成本，可能货都不会有人给你供。

(7)建立月度供应商评分制度。评分可从质量、价格、服务三方面人手，实行供应商配额制度，会收到意想不到的效果。

(8)建立采购人员的月度绩效评估制度。不但可以激励采购人员的工作积极性，同时也是防止采购员贿赂的一个有效手段．

(9)有效地控制采购库存。库存管理软件避免停转产的风险及积压物资的风险，无形中控制自己企业的采购费用。

2．订货成本

订货成本是指企业为组织进货而开支的各种费用支出，如物资供应人员的办公费、差旅费、邮资、电话电报等支出。这些费用有一部分与订货次数无关，如常设采购机构的房租等基本开支，这类固定性进货费用属于决策的无关成本；另一部分与订货次数有关，如差旅费、邮资、电话电报费等属于决策的相关成本。因此，企业要降低订货成本，就需要减少订货次数，当一定时期进货总量既定的条件下，就意味着需增加存货每次的进货数量。

3．储存成本

储存成本是指为仓储存货而发生的各种费用。储存成本也分为固定成本和变动成本，固定成本与存货数量的多少无关，如立体仓库折旧费、仓库保管人员的固定月工资等，这类成本属于决策的无关成本；变动成本与存货数量有关，库存管理软件属于决策的相关成本，与存货储存数额的增减成正比例变动关系。企业要降低储存成本，就要减少存货的进货数量。

4．缺货成本

缺货成本是指由于存货数量不能及时满足生产和销售的需要而给企业带来的损失。主要包括原材料供应中断造成的停工损失、为补充因原材料短缺的产量而加班加点的损失费、产成品库存缺货造成的延误发货的信誉损失、销售机会的损失、因交货延误而应付的罚金等。若企业不允许发生缺货情形，则缺货成本为零，决策时无须考虑；若企业允许缺货，则缺货成本便与存货数量反向相关，即属于决策相关成本，企业要降低缺货成本，就要增加存货的数量。

二、加快存货周转速度

一般来讲，存货周转速度越快，存货的占用水平越低，流动性越强，存货转换为现金或应收账款的速度越快。因此，库存管理软件提高存货周转率可以加速现金流的回收。

1．计算存货周转速度

存货周转速度是通过存货周转率计算的，存货周转率是衡量和评价企业购入存货、投入生产、销售收回等各环节管理状况的综合性指标。它是销货成本被存货平均余额所除而得到的比率，或叫存货的周转次数，用时间表示的存货周转率就是存货周转天数。存货周转率计量了存货的质量和流动性，也是评价企业购人存货、投人生产、销售收回等环节的管理状况和运营效率的综合性指标。
2．加快存货周转速度

在企业中还应当进一步考察存货的构成，查找出影响存货周转的原因。存货周转率是不同存货类别的不同周转率的混合物，例如，工业企业可将存货按原材料、在产品、低值易耗品和产成品等计算周转率，考察供、产、销不同阶段存货的运营情况。

以下因素有可能引起企业的存货周转率降低：

(1)订货策略的失误和较差的及时控制能力。这种不确定来自订购部门本身。牵涉到是否有合理的订货策略，对上下游企业的供给及需求等信息了解是否准确及时等。

(2)订货周期的不稳定。这主要取决于自己的供货渠道是否单一以及供应商的表现水平是否令人满意。

(3)生产效率低下，导致存货有缓慢的生产量。

(4)企业对信用机制控制不当，如对信用政策控制过严而导致销路不畅。

(5)销售预测不准确，这是影响存货居高不下的主要原因。公众爱好具有易变性，很多因素都会引起不规则的购买倾向，从而导致一般用户和分销商需求也具有很大的不确定性。加之与下游企业的信息沟通不流畅等，都增加了销售预测的难度，导致库存积压。

(6)没有有效地与各个部门沟通，使得库存、在途货物以及需求等基本信息发生偏差。

通过对存货周转率的分析，库存管理软件可以了解企业目前的存货周转情况以及影响存货周转的因素，为企业调整存货周转速度、加快现金流转提供可行的办法。

三、加强存货日常管理

ABC控制法是有效控制存货的一种管理方法。运用ABC法控制存货资金，一般有如下几个步骤：

(1)计算每一种存货在一定时间内(一般为一年)的资金占用额。

(2)计算每一种存货资金占用额占全部资金占用额的百分比，并按大小顺序排列，编成表格。

(3)根据事先测定好的标准，把最重要的存货划为A类，把一般存货划为B类，把不重要的存货划为C类，并画图表示出来。

(4)对A类存货进行重点规划和控制，对B类存货进行次重点管理，对C类存货只进行一般管理。

通过有效加强存货的日常管理，可以提高存货周转的效率，加强存货的成本控制，为加快存货向现金流转化奠定基础。

总之，企业通过加强对存货的管理和控制，在满足企业生产经营需要的基础上，库存管理软件加快存货周转速度，减少在现金流循环过程中存货阶段的滞留时间，将为有效地加速现金流回收提供有利条件。

存货成本控制，击出全垒打

大量积压的存货将增加仓储费用、增加流动资金的要求以及存货毁损、保险、税金及过期报废等成本，因而降低获利能力。因此，对于涉及制造、买卖(或贩售)的行业，存货成本控制常是一重要的管理课题，因为存货往往占资产甚大的比例。
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控制采购成本的实战策略

控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。库存管理软件采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及企业竞争力的增强。由于材料成奉占生产成本的比例往往达到50％以上，因此，库存管理软件控制好采购成本并使之不断下降，进销货软件是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。这里介绍j种控制采购成本的实战策略。

一、集中式采购：采购规模优势更大化

集中采购是指中心代理方在每年一定时问内将众多采购方的采购计划进行集中整合形成一个统一的采购计划，由中心代理方与供应商进行洽谈，完成采购方的采购计划。这样集中采购，库存管理软件可以通过以采购数量形式上的增加，提高与供应商洽谈的筹码，形成量多价低的情况。相比随时需要随时购买的“分散采购”模式，库存管理软件集中采购能够有效降低成本。

实际上，从中小企业逐步发展的角度上看，集中采购将逐渐取代分散采购的模式。随着中小企业规模的增长，从规范内部运营流程和节省重复成本的角度上看，都将走向集中采购的模式。库存管理软件集中采购只是把一段时间内的采购需求集中起来进行，并不会妨碍企业的业务运作，业务部门的需求也会得到满足。具体而言，中小企业采取集中式采购制度，在成本控制中有如下优势：

(1)集中采购将平时分散的采购在进行科学合理的调配后，库存管理软件提高了对供货商的谈判筹码，较易获得价格折让与良好的服务。这样做可以通过大批量进货节约成本，还可以通过分析市场来决定是否应储备，从而为自己在以后的竞争中赢得主动。

(2)采购功能相对集中，可以减少人力浪费，便于人才培养与训练；进销货软件推行分工专业化，使采购作业成本降低，效率提高。

(3)集中采购可以最大限度地利用公司的数据库分析和合理预测总进货品种及数量、各个分店的运输量和现金的周转速度等。在统一安排供需数量的情况下，不仅可以简化种类，互通有无，而且可以节省检验工作。这样就避免了各自为政，产生过多的存货，各部门的过剩物资也可相互转用。

(4)集中采购可以通过信息管理系统实现订购、出入库和运输管理的实时|生，提高信息系统对采购决策的支持，避免订购的盲目性和随意性给公司带来的损失。

(5)集中采购使得公司对所有的开支(费用、采购成本、仓储、运输、广告等)一目了然，库存管理软件便于财务管理和资金运用，提高资金的使用效率。

(6)由于集中采购对资金占用状况明确，库存管理软件可以和供应商签署明确的付款条款，有利于保护公司利益。过去，由于拖欠供应商货款现象严重，有些企业为免于供应商的投诉和追债，不与供应商签署明确的合同，用发货通知或订货清单来作为合同，这不仅不能保护公司利益，反而在供应商出现质量问题或由于涨价而将货品囤积到更为赚钱时再销售，库存管理软件无法及时有效地弥补损失。同时由于对赊货不加分析和失去控制，造成对供应商的质量监督、服务问题不能及时指出，更谈不上管理。而最后企业因为质量和服务水平下降，
赊购物品的销售也会大打折扣，企业商誉损失及对供应商的信用损失会远大于占用资金的收益。

总之，采购的集中化，提高了采购管理的效率，而不是像有些人担心的那样降低效率，可以树立公司对供应商的统一形象，统一掌握供应以及价格政策和策略，统一采购人员的管理与绩效考核，库存管理软件统一采购流程和采购制度，加强对采购的监控制度。

在许多行业的采购活动中，库存管理软件都体现了集中采购的优势。比如以钢筋、水泥、混凝土为主要原材料的房地产业，深受原材料价格上涨的拖累，已经开始采取集中采购、集中管理进货的方式。公司统一采购钢材，然后根据各工程的需要统一调配，不仅可以做到大批进货节约成本，更可以通过分析市场趋势决定是否应储备钢材，从而规避价格上涨带来的风险。

集中采购的优势在家电行业同样显现。海尔集团仅是通过对钢板、化工物料、电子零部件等大宗原材料实行集中采购一项，就为公司节省成本达到20％～30％。针对涨价风潮，海尔集团特别提出了“四大”集中采购策略，即“大订单、大客户、大市场和大资源。”

然而，要做到集中采购，说起来容易做起来难，有时不能单单靠公司采购部一个部门完成。海尔集团的成功经验有许多可供借鉴之处。电缆是海尔集团众多产品都要使用的部件，为了做到集中采购，采购部门和产品设计部门通力合作，对空调、洗衣机、电冰箱等产品所用的电缆进行了统一的重新设计，进销货软件能够标准化的标准化，库存管理软件能采用通用部件的尽量使用通用部件。通过这些措施，海尔集团所采购的电缆由原来的几百种减少为十几种。采购产品种类减少，才能顺理成章地实现集中采购。据透露，仅此一项改进，就使得海尔集团在电缆采购上节约了大概20％的成本。

可见，集中采购是一种非常有效的降低成本的方法。进销货软件将各部门的需求集中起来，采购单位便可用较大的采购量作为砝码得到较好的折扣价格。规格标准化后，可取得供应商标准品的优惠价格，库存管理软件库存量可以相对降低。如此，行政费用的支出也会因采购统一作业而减少，采购部便可以有更多的时间将资源用在开发新的供应商上。

在库存管理软件中制定新流程的时候，仍然要立足于现有的流程。其实，跟库存管理软件相关的所有领域，无论是库存管理软件设计、开发、实施、培训，还是库存管理软件项目的集成工作，等等，所有都是离不开业务流程的，好比鱼离不开水一样。业务流程是库存管理软件的根源。如果没有业务流程，库存管理软件就好象散了架的链条一样，只是一个个铁环而已。是业务流程将这些铁环连接成环环紧扣的链条。

A、通过流程了解库存管理软件的框架
对于新鲜事物，第一次接触的时候都会有一种无从入手的感觉。对于库存管理软件大多数人也有这种感觉。其实对于这种信息化管理系统，跟普通的应用软件不同。广州秘奥库存管理软件它是一种立足与实务的工具。即只需要了解实务的流程，就能够了解库存管理软件的框架。换言之，通过流程来了解库存管理软件，这是学习、使用库存管理软件的一个捷径。其实 库存管理软件就是按照企业现有的流程来设计的。只是把原先的手工审批的流程，搬到电脑上操作而已。库存管理软件就这么简单。只要员工掌握了库存管理软件的实务流程，那么也就掌握了库存管理软件的框架。

B、制定流程解决库存管理软件的实际问题。
虽然标准流程能够解决企业大多数的业务问题，但是，每个企业都有各自的问题，所以，只有标准流程仍然还不够。为了发挥系统的最大效用，有时候在系统实施的时候，还不得不更改标准流程，或者说制定一些新的流程来满足企业的特殊需要。在大多数库存管理软件中，都会有这方面的功能。由于大多数用户都可能是第一次接触这个库存管理软件，因此，接受起来也会比较慢。

C、通过流程熟悉库存管理软件的控制点
如果是利用库存管理软件来管理业务流程，当然控制点也会在其中体现。而且由于库存管理软件是定死的，因此，这些控制点就会得到不折不扣的执行。如当客户的信用额度已经用到80%的时候，就会自动向销售人员发出警报，通知他们催促客户付款或者拒绝下新的定单等等。要切实的掌握库存管理软件，发挥这个系统的最大效用，那么就必须要对这些控制点有一个非常深刻的认识。因为这些控制点才是库存管理软件的精华所在。但是，这些控制点在系统中十分的多，又十分的零散。如果孤立的去掌握这些控制点，那对于任何人来说，难度都是非常大的。而且也没有多大的使用价值。如果要了解这些控制点，并发挥其自身的作用，就必须先了解流程。用户最终是否需要用到这些控制点，那就要根据他们的实际情况来定了。这样，由于系统中的操作最终跟他们的实际流程对应起来，所以企业用户接受起来会感觉一点都不难。

首次接触库存管理软件的用户都会感到疑惑的问题:究竟秘奥库存管理软件该如何用，也许有人会认为这个问题不好回答，其实不然，无论是企业中的普通用户，还是想进入库存管理软件实施顾问圈子的人，都可以先通过流程为入口，再进入到这一个领域中。